Usługa przechowywania dokumentacji pracowniczej wykonywana jest przez cały wymagany w polskich przepisach okres tj. 50 lat (z możliwością skrócenia do 10 lat) od daty ustania stosunku pracy. Mamy wszystkie niezbędne zgody i pozwolenia na przechowywanie dokumentacji akt osobowych i płacowych wydane przez Marszałka Województwa oraz
Od 1 stycznia 2020 r. wszyscy pracodawcy muszą przestrzegać nowych przepisów w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jaka temperatura i wilgotność powinna być zachowana w pomieszczeniach, gdzie archiwizowana jest dokumentacja? Kontrola i rejestracja temperatury i wilgotności w procesie przechowywania dokumentacji pracowniczej Zgodnie z treścią § 8 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych. Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2020 Podatki. Rachunkowość. Prawo pracy. ZUS Odpowiednia temperatura i wilgotność Obowiązek zabezpieczenia odpowiedniej temperatury, wilgotności oraz dostępu osób nieupoważnionych należy odczytać pozytywnie i ze zrozumieniem. Problem pojawia się w próbie zdefiniowania co oznacza sformułowanie: odpowiednia temperatura i wilgotność? Obowiązek każdego pracodawcy od 1 stycznia 2020 r. Pytanie jest poważne, gdyż przepis ten zacznie obowiązywać każdego pracodawcę od Zgodnie z § 22 w/w rozporządzenia pracodawcy mieli 12 miesięcy (liczone od na dostosowanie warunków przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Resort pracy i PIP W tym zakresie wypowiedziało się Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z oraz Państwowa Inspekcja Pracy z dnia W wyjaśnieniach czytamy: " [...] parametry w zakresie wilgotności i temperatury w pomieszczeniach przeznaczonych do przechowywania dokumentacji pracowniczej dla podmiotów prowadzących działalność w dziedzinie przechowywania takiej dokumentacji określa rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców." Zgodnie z par. 6 tego rozporządzenia w pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym, należy utrzymywać określone warunki wilgotności i temperatury. Zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia wynoszą one: dla wilgotności względnej powietrza - od 45 do 60% przy wahaniu w ciągu 24 godzin +/- 5%, dla temperatury - od 14 do 20 stopni Celsjusza przy maksymalnym dobowym wahaniu 2 stopni. Warunki wilgotności i temperatury powinny być codziennie kontrolowane, a wyniki rejestrowane. Ponadto dokumentację papierową należy chronić przed: kurzem, pleśnią, zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie. W dalszej części wyjaśnień czytamy: "Dlatego też, zgodnie z ww. opinią resortu pracy (podzieloną przez Państwową Inspekcję Pracy), pracodawcy powinni brać pod uwagę powyższe parametry w przypadku samodzielnego przechowywania dokumentacji pracowniczej, gdyż ciąży na nich odpowiedzialność za popełnienie wykroczenia przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 7 Jednocześnie jednak resort podkreślił, iż ocena zasadności ukarania pracodawcy w okolicznościach konkretnego przypadku i ustalenie wysokości kary, należy każdorazowo do Państwowej Inspekcji Pracy albo sądu pracy." Do pomiaru temperatury służą, jak wiadomo termometry, do pomiaru zaś wilgotności przyrządy zwane higrometrami. Spotyka się też określenie wilgotnościomierze. Temperaturę mierzymy w stopniach (w naszym kraju Celsjusza), a wilgotność powietrza w procentach. Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 2369) Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dziennik Ustaw rok 2005 nr 32 poz. 284)
Minimalny okres przechowywania dokumentów rachunkowych określa art. 74 ustawy o rachunkowości, według którego zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. W przypadku pozostałych zbiorów ustawa reguluje w zróżnicowany sposób okres ich przechowywania.
Od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie skrócony do 10 lat. W niektórych przypadkach, nadal będzie trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Obecnie w Polsce obowiązuje jeden z najdłuższych na świecie, 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii tylko 5 lat. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej można podzielić na trzy grupy: - zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r., - zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., - zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. Nowy - 10-letni okres przechowywania dokumentów będzie dotyczył pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami W stosunku do pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. obowiązuje dotychczasowy - 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. W myśl nowelizacji, pracodawca będzie miał możliwość skorzystania z krótszej archiwizacji, tj. 10 lat, pod warunkiem spełnienia dodatkowych obowiązków wobec ZUS: - jeżeli złoży do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich swoich pracowników zatrudnionych w tym okresie, dzięki czemu skróci wymagany okres do 10 lat, Okres 10-lat biegnie od końca roku, w którym pracodawca złoży raport informacyjny ZUS RIA. - złoży oświadczenie ZUS OSW. Natomiast dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat. Ustawa nie przewiduje możliwości skrócenia okresu przechowywania dla tej grupy. Raporty informacyjne ZUS RIA W przypadku pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 r. obowiązuje co do zasady, 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawca, który chce skorzystać z możliwości skrócenia okresu przechowywania, w oddzielnej deklaracji do ZUS powinien złożyć oświadczenie, że będzie składał raporty informacyjne za pracowników zatrudnionych w wymienionym okresie. Będzie mógł to zrobić w dowolnie wybranym miesiącu. Następnie, musi przekazać do ZUS raporty informacyjne za wszystkich ubezpieczonych. Więcej na ten temat przeczytasz -> Raport informacyjny ZUS RIA od 1 stycznia 2019 r. Jak liczyć 10-letni okres przechowywania dokumentacji Dla pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy albo zatrudnionych między 1999 r. a 2018 r. (pod warunkiem, że złożono raport informacyjny) okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć okresu przechowywania oddzielnie dla każdego pracownika. 10 - letni okres zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Tym dniem będzie zawsze 1 stycznia kolejnego roku. Podstawa prawna: Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Od 2019 roku okres przechowywania akt został skrócony – dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku wynosi 10 lat. Ustawodawca dopuszcza możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat, jednak tylko dla pracowników zatrudnionych pomiędzy 1999 a 2018 r. oraz pod warunkiem przesłania do ZUS
Dokumenty jednego zatrudnionego, pochodzące z różnych okresów, mogą być przechowywane częściowo przez 50, a częściowo przez 10 lat. Z kolei informację o tym, jak długo będzie to trwać, trzeba przekazać jedynie w przypadku tego drugiego krócej, a kiedy dłużej?Łukasz Prasołek, specjalista z zakresu prawa pracy, były pracownik PIP oraz SNOkres przechowywania dokumentacji jest uzależniony od daty nawiązania stosunku pracy i z tego punktu widzenia ważne są dwie daty: 1 stycznia 1999 r., tj. wprowadzenie reformy emerytalnej, oraz 1 stycznia 2019 r., czyli wejście w życie zmian w kodeksie pracy. Dokumentacja pracownicza osób, których stosunek pracy został nawiązany od 2019 r., będzie przechowywana przez 10 lat bez konieczności spełnienia żadnych dodatkowych warunków (art. 94 pkt 9a kolei w przepisach przejściowych (art. 7) ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją ( poz. 357, dalej jako ustawa) przyjęto, że do stosunków pracy nawiązanych przed datą jej wejścia w życie stosujemy 50-letni okres przechowywania dokumentacji, który może zostać skrócony do 10-letniego, ale tylko w przypadku zatrudnionych po reformie emerytalnej i pod warunkiem złożenia za nich przez pracodawcę do ZUS raportów Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nawiązanie stosunku pracy dotyczy odrębnie każdej umowy o pracę, a więc są możliwe sytuacje, gdy dokumentacja dotycząca różnych umów (stosunków pracy) będzie przechowywana przez różne okresy. W stanowisku z 7 grudnia 2018 r. resort wskazał, że każdy przypadek zatrudnienia musi być rozpatrywany indywidualnie i możliwe są różne sytuacje pod tym kątem. Przy czym ważne jest, czy obydwa stosunki pracy istniały jeszcze przed 2019 r., czy obydwa powstały w nowym roku, czy też jeden z nich został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r., a drugi począwszy od tej stosunki pracy przed 2019 pracy przyjął, że w takim przypadku, aby właściwie obliczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, należy przyjąć datę pierwszego nawiązanego stosunku pracy. Jeśli powstał on przed 1999 r., to dokumentację trzeba będzie przechowywać bezwzględnie przez lat 50, a jeśli nawiązano go od 1 stycznia 1999 r., to okres przechowywania dokumentacji wyniesie albo 50 lat (w przypadku niezłożenia raportu informacyjnego) albo 10 lat (gdy taki raport zostanie złożony). [patrz Przykład nr 1]Przykład nr 1 Do końca 2018 rokuPracownik był zatrudniony w spółce w latach 2003–2006 oraz 2015–2018. Pracodawca złożył za niego w 2019 r. raport informacyjny. Jego dokumentacja pracownicza będzie więc przechowywana przez 10 pracy zawarte przed i po 1 stycznia 2019 do pracodawcy powraca pracownik zatrudniony wcześniej przed 2019 r., to co do zasady okresy przechowywania dokumentacji z obydwu tych stosunków są różne. Dla nowej umowy będzie to 10 lat, a dla starej – 50 lat. MRPiPS zwraca jednak uwagę, że wyjątek od tej reguły wystąpi w przypadku określonym w art. 9 ustawy, czyli przy ponownym nawiązaniu stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie ustawy. Wtedy należy kontynuować prowadzenie starej dokumentacji pracowniczej – będzie zatem jeden okres jej przechowywania wynoszący 10 stosunki pracy od 1 stycznia 2019 przypadku, gdy pracownik będzie miał kolejne stosunki pracy, które powstaną już po wejściu w życie ustawy, to bezwzględnie należy stosować nowy art. Jego dokumentacja pracownicza będzie kontynuowana, a okres jej przechowywania będzie jeden – 10-letni [patrz Przykład nr 2].Przykład nr 2 W przyszłościPracownik jest zatrudniony u pracodawcy w 2019 r. przez sześć miesięcy. Następnie wraca do pracy w tej samej firmie w 2020 r. na rok, przy czym umowa kończy się 30 kwietnia 2021 r. Przy drugim zatrudnieniu pracodawca ma obowiązek kontynuacji akt osobowych i innej dokumentacji, a więc będzie ona stanowiła jedną całość. Trzeba ją będzie przechowywać przez 10 lat liczonych od końca roku zakończenia drugiej poinformować?Nowa informacja o okresie przechowywania dokumentacji, wydawana zgodnie z art. 946 obok świadectwa pracy, ma dotyczyć tylko przypadków, w których okres ten ulega skróceniu z 50 do 10 lat, a nie ma potrzeby informowania ogółu pracowników o czasie przechowywania ich dokumentacji. Dlatego, jak wskazuje MRPiPS, nowa informacja będzie dotyczyła jedynie pracowników, których stosunek pracy został nawiązany od 1 styczna 2019 r. Zgodnie bowiem z art. 7 ustawy, do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. stosuje się przepisy art. 948– 9412 a więc brak tu art. 946 [patrz Przykład nr 3].Przykład nr 3 Zależnie od daty31 marca 2019 r. z pracą rozstaje się dwóch pracowników. Jednemu nie przedłużono umowy na trzymiesięczny okres próbny, a drugi, z 10-letnim stażem, zatrudniony na czas nieokreślony odchodzi po upływie trzymiesięcznego wypowiedzenia. W przypadku pierwszego pracownika mają zastosowanie nowe przepisy, gdyż stosunek pracy został nawiązany już w 2019 r., a więc należy mu wystawić informację o okresie przechowywania dokumentacji. Takiego obowiązku nie ma natomiast wobec drugiego pracownika, którego stosunek pracy został nawiązany przed zmianą przepisów i którego dokumentacja będzie przechowywana przez 50 Łukasz PrasołekŹródło: Dziennik Gazeta Prawna
Od 2019 roku mają nastąpić zmiany w prowadzeniu akt osobowych.Do tej pory pracodawca miał obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych przez 50 lat, natomiast od nowego roku okres ten ma ulec skróceniu do 10 lat. Celem zmian ma być m.in. zmniejszenie kosztów ponoszonych przez pracodawców w związku z długoterminowym przechowywaniem dokumentacji pracowniczej w formie papierowej.
Przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej. W przypadku akt osobowych pracownika termin przechowania wynosi 50 lat licząc od dnia zakończenia stosunku pracy, a w przypadku dokumentacji płacowej - 50 lat licząc od dnia jej wytworzenia. Obowiązki pracodawcyPrzepisy Kodeksu pracy nakładają na pracodawcę obowiązek prowadzenia oraz przechowywania w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych regulacja ma na celu przede wszystkim określenie dokumentów, których może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz ułatwienie organom kontrolującym lub nadzorującym pracodawcę sprawowanie ich funkcji kontrolnych i nadzorczych. Dokumentacja pracowniczaNa dokumentację pracowniczą składa się: dokumentacja osobowa oraz dokumentacja płacowa – dotycząca wypłaconego osobową stanowią akta osobowe pracownika oraz inne dokumenty takie jak: kartoteki, ewidencje oraz wykazy gromadzone przez pracodawcę w oparciu o obowiązujące przepisy prawa. Akta osobowe Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Powinny być one gromadzone w formie teczki personalnej podzielonej na trzy części: A (dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie), B (dokumenty dotyczące nawiązanie stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia) i C (dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy). Zobacz: Ile czasu ma pracodawca na sprostowanie świadectwa pracy? Okres przechowywaniaZgodnie z obowiązującymi przepisami dokumentację osobową pracownika należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia oraz przez 50 lat licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dokumentację płacową 50 lat licząc od dnia jej wytworzenia. Po zakończeniu zatrudnienia pracownika jego akta osobowe należy przekazać z upływem roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy do archiwum przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem uporządkowana. Gdzie jest przechowywana dokumentacja?Co do zasady dokumentacja pracownicza jest przechowywana w archiwum zakładowym. Jednak w przypadku, gdy następuje likwidacja pracodawcy lub jego upadłość, wówczas pracodawca musi wskazać podmiot prowadzący działalność w zakresie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana. WykroczenieWarto wiedzieć, że zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników bądź też pozostawia ją w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest narażony na karę grzywny od 1 000 do 30 000 serwis: PracodawcaPodstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika ( Opisz nam swój problem i wyślij zapytanie.
możliwości odbioru przez pracownika tej dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie ww. okresu przechowywania, zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku
Zakończenie bytu prawnego spółki z poprzez jej rozwiązanie następuje po przeprowadzeniu procedury likwidacyjnej oraz po wykreśleniu spółki z rejestru. Likwidacja spółki oznacza konieczność wypełnienia szeregu obowiązków, które prawo nakłada na spółkę obowiązek archiwizacji dokumentów. Art. 288 § 3 kodeksu spółek handlowych wskazuje na obowiązek przechowywania ksiąg i dokumentów spółki także po jej rozwiązaniu. Dokumentację spółki oddaje się na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub uchwale wspólników. Jeśli umowa lub uchwała nie zawiera postanowienia o tym, komu ma zostać przekazana dokumentacja, przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy - z urzędu lub na wniosek likwidatora. To, komu dokumentacja może zostać oddana na przechowanie oraz jak długo należy ją przechowywać zostało uregulowane odrębnie w przypadku różnych rodzajów dokumentacji. Wskazać należy, na trzy główne zbiory dokumentacji, a tym samym na trzy różne obowiązki dotyczące archiwizacji. Po pierwsze, pamiętać trzeba o obowiązkach wynikających z ustawy o rachunkowości z dnia r. Jak stanowi art. 73 tej ustawy, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe itp. mogą być przechowywane poza jednostką jedynie wtedy, gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Można zatem zlecić przechowywanie takich dokumentów wyłącznie jednostce profesjonalnie świadczącej usługi archiwizacyjne. Ponadto, przechowywanie dokumentów rachunkowych spółki po jej likwidacji dookreśla art. 76 przedmiotowej ustawy, według którego zbiory jednostek, które zostały zlikwidowane przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka. O miejscu przechowywania zbiorów kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej musi poinformować właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy. Zadaj pytanie na naszym FORUM! Okres przechowywania dokumentów Minimalny okres przechowywania dokumentów rachunkowych określa art. 74 ustawy o rachunkowości, według którego zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. W przypadku pozostałych zbiorów ustawa reguluje w zróżnicowany sposób okres ich przechowywania. I tak, przez okres pięciu lat przechowuje się: księgi rachunkowe; dokumenty inwentaryzacyjne, pozostałe dowody księgowe i dokumenty. Karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki należy przechowywać przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, jednak nie krócej niż 5 lat. W przypadku dowodów księgowych dotyczących wpływów ze sprzedaży detalicznej okres przechowywania rozciąga się do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną. Dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym trzeba przechowywać przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione. Dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przechowywać należy przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności, a dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu Sprawozdanie finansowe spółki - wymogi formalne Ordynacja podatkowa Po drugie, obowiązki dotyczące przechowywania dokumentów wynikają także z ordynacji podatkowej. Art. 32 ordynacji podatkowej wskazuje, że płatnicy i inkasenci obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta (po upływie tego okresu płatnicy i inkasenci obowiązani są przekazać podatnikom dokumenty związane z poborem lub inkasem podatku). Natomiast w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku. W przypadku podatników zobowiązanych do prowadzenia ksiąg podatkowych, obowiązek przechowywania ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów trwa do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W przypadku podatników występuje taki sam obowiązek, jak w przypadku płatników i inkasentów - w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem. Trzeci rodzaj obowiązku dotyczącego archiwizacji konstytuuje ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. Ustawa ta w rozdziale 4b określa postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji pracodawcy. Art. 51u przedmiotowej ustawy wskazuje termin przechowywania dokumentacji, zgodnie z którym w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego dla dokumentacji osobowej - od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dla dokumentacji płacowej - od dnia wytworzenia. Pamiętać trzeba o tym, że przed przekazaniem dokumentacji do przechowywania należy ją uporządkować. Zobacz: Łączenie spółek a sytuacja pracowników Oddanie dokumentacji na przechowanie Oddając dokumentację na przechowanie należy pamiętać także o tym, że jest to usługa wykonywana odpłatanie, co oznacza, że wymagane jest zapewnienie odpowiednich środków finansowych na ten cel. Natomiast, jeśli pracodawca nie jest w stanie zapewnić środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji i fakt ten zostanie stwierdzony przez sąd rejestrowy na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa archiwizacja dokumentacji jest konieczna także po zakończeniu procedury likwidacyjnej spółki. Służyć ma ona przede wszystkim zachowaniu informacji dotyczących byłych pracowników, ale jej celem jest także zapewnienie różnym instytucjom dostępu do dokumentacji źródłowej. Zobacz: Rozwiązanie spółki cywilnej przez sąd
W przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji zawartych przez przedsiębiorcę.
Dokumentacja pracownicza – osobowa i płacowa – należy do najbardziej wymagających dokumentów w firmie. Ma również najdłuższy – bo aż 50-letni – termin przechowywania. Zmiany, które czekają pracodawców od 1 stycznia 2019 r., mają na celu uproszczenie tej kwestii. Dokumentacja pracownicza – osobowa i płacowa – należy do najbardziej wymagających dokumentów w firmie. Ma również najdłuższy – bo aż 50-letni – termin przechowywania. Od 1 stycznia 2019 r pracodawców czekają zmiany i uproszczenia z tym związane. Dokumenty kadrowe będzie można przechowywać krócej. Sprawdź szczegóły. Dokumenty kadrowe i ich przechowywanie – omówione zagdanienia: 1. Dokumenty kadrowe – termin w Kodeksie pracy 2. Dokumentacja pracownicza – przepisy przejściowe Dokumenty kadrowe – termin w Kodeksie pracy Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy, od 1 stycznia 2019 r. termin przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie znacznie skrócony. Zgodnie ze zmodyfikowanym art. 944 pkt. 9b, dokumentację pracowniczą należy przechowywać: Przez cały okres zatrudnienia pracownika, oraz Przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Uwaga! Podstawowy termin wskazany powyżej może ulec wydłużeniu. Będzie to miało miejsce w sytuacji, gdy upłynął już 10-letni wymagany termin, ale: Pracodawca jest stroną postępowania, a dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w tym postępowaniu – dokumentację przechowuje się do czasu prawomocnego zakończenia postępowania Pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – podstawowy okres wydłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia pracownika o możliwości odebrania dokumentacji w ciągu 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia, a w przypadku jej nieodebrania – o zniszczeniu dokumentacji. Dokumentacja pracownicza – przepisy przejściowe Zasadniczo nowe przepisy obowiązują w zakresie dokumentacji pracowniczej pracowników, którzy zawarli z danym pracodawcą umowę o pracę po 1 stycznia 2019 r. Pracodawcy mogą jednak skorzystać z opcji przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raportów, stanowiących podstawę wyliczenia emerytury lub renty. Dotyczy to pracowników, którzy rozpoczęli pracę w danym miejscu pomiędzy 1999 a 2018 rokiem. Pracodawca, nie decydując się na nią, powinien dotrzymać 50-letniego terminu przekazywania dokumentacji w odniesieniu do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. Za dużo dokumentów? Zobacz, kiedy warto przechowywać dokumentację firmy w biurze rachunkowym! UWAGAZachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress oraz Disquss. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane wyłącznie w celu opublikowania komentarza na blogu. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. Dane w systemie Disquss zapisują się na podstawie Twojej umowy zawartej z firmą Disquss. O szczegółach przetwarzania danych przez Disquss dowiesz się ze strony. Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami. Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu Może te tematy też Cię zaciekawią
wYBoz. 187 333 232 58 146 189 15 72 3
okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wzór
